¿Cómo calcular los días de vacaciones de un empleado? (2024)

Las vacaciones son un derecho de todo trabajador, y como empresa o departamento de recursos humanos te toca definir una política de vacaciones bien clara para poder regular este descanso de tus empleados.

Pero, ¿cuántos días les corresponden por mes trabajado? ¿Y si se trata de un trabajador con contrato de jornada parcial? ¿Y si se encuentra en medio de un ERTE? ¿Qué pasa cuando un empleado deja la empresa y no ha disfrutado de todas las vacaciones que le pertocan? ¿Necesitas calcular los días proporcionales de un empleado que se ha incorporado a mitad de año y no saber cómo hacerlo?

Hoy te traemos todo lo que quieres saber sobre el cálculo de las vacaciones por mes trabajado dentro de una empresa, para despejarte cualquiera de estas dudas y más.

¿Cuántos días de vacaciones le corresponden al trabajador por año?

Como seguramente sabrás, la ley estipula un mínimo de 30 días naturales por año trabajado en los que se incluyen domingos y festivos. Ninguna empresa o convenio colectivo puede incumplir o modificar esta cantidad de días a no ser que sea para mejorarlo.

La empresa puede contabilizar los días de vacaciones en función de días laborables si lo prefiere. De este modo, el empleado tendría 22 días laborables por cada año trabajado. Si quieres saber más, puedes chequear nuestra guía para la gestión de vacaciones.

¿Qué diferencia hay entre vacaciones, días naturales y días laborables?

Los días naturales son todos los días del año: 365 días, o 366 si es año bisiesto. Es decir, de lunes a domingo, todos y cada uno de los días. Es importante no confundir esto con los días hábiles, que son los que no son festivos (estos últimos también pueden llamarse “días inhábiles”).

Por otro lado, tenemos los días laborales, que son todos aquellos que no son festivos y durante los que normalmente se trabaja. ¿Puede ser el sábado un día laborable? Sí, depende del contrato, la actividad en la que se realice el trabajo, la ley, etc.

Los días de vacaciones son aquellos en los que el empleado de una empresa ha elegido NO trabajar. Estos días deben ser laborales, ya que los festivos o días inhábiles el trabajador directamente no trabaja, a menos que su contrato establezca algo diferente.

👉 ¿Quieres información sobre los permisos laborales retribuidos?Hemos creado un artículo completo aquí

Cómo calcular los días de vacaciones proporcionales por mes trabajado completo

Es posible calcular manualmente la cantidad de días con una sencilla fórmula. Antes de empezar, se deberá conocer la política de la empresa, si se rige por días naturales (30 días al año) o laborables (22 días al año). Para poder calcular cuantos días de vacaciones por mes trabajado le corresponden a cada empleado.

Si usas Factorial para gestionar las vacaciones de los empleados de tu empresa los días proporcionales de cada empleado se calculan automáticamente. Cuando introduces los datos del empleado en Factorial calculamos la cantidad de días disponibles para ese trabajador en función de su fecha de incorporación a la empresa.

Si aun no utilizas Factorial, te dejamos una fórmula con la que podrás calcular los días de vacaciones por mes trabajado.

👉 Recuerda: Si la empresa tienen una política de vacaciones por días naturales: 30 días naturales / 12 meses del año = 2,5 días de vacaciones por mes trabajado. Por otro lado, si la empresa se rige por días laborales: 22 días laborales / 12 meses del año = 1,8 días de vacaciones por mes trabajado.

Fórmula para calcular los días de vacaciones por mes trabajado de manera manual

Si quieres calcular las vacaciones a mano, puedes utilizar esta fórmula:

Pongamos un ejemplo:

Si en tu empresa los empleados tienen 24 días de vacaciones y un empleado se incorpora el 1 de marzo, dividiremos los 24 días de vacaciones del empleado entre 12 meses que tiene el año y tendremos un total de 2 días de vacaciones por mes trabajado.

Si tenemos en cuenta que el empleado ha empezado a trabajar en marzo y que por lo tanto, trabajará 10 meses este año, el empleado tendrá un total de 20 días de vacaciones.

Cálculo de vacaciones en Excel por mes trabajado

La gestión de las vacaciones en Excel es una práctica no poco común en algunas empresas pequeñas que no cuentan con demasiados empleados y no necesitan automatizar este proceso todavía. Con pocos conocimientos de esta herramienta, un manager de Recursos Humanos puede crear una tabla funcional para contabilizar los días de vacaciones por mes trabajado, y utilizando las fórmulas de suma, resta, división y multiplicación podrá sacar los totales o las vacaciones pendientes.

👉 Haz clic aquí para seguir un tutorial paso a paso de cómo crear una hoja de Excel para gestionar las vacaciones.

Cálculo de vacaciones en casos más específicos

Aunque las vacaciones, por lo general, están reguladas por el Estatuto de los Trabajadores que mira por hom*ogeneizar y mejorar las condiciones de trabajo de todos los empleados, hay casos en los que hay excepciones a esta regla general, y debes conocerlos.

Además, hay momentos en los que el recuento de las vacaciones es distinto por las condiciones sobre las que hablaremos a continuación.

Cómo calcular las vacaciones junto con el finiquito

Sea cual sea la causa del despido del trabajador, se le tendrá que hacer el pago de las vacaciones no disfrutadas. Entonces, se pagará el equivalente a 1,8 días laborables por mes trabajado (o 2,5 si hablamos de días naturales).

Cómo calcular las vacaciones por horas o con jornada parcial

Para los trabajadores con un contrato de jornada parcial, querrás calcular las vacaciones según las horas trabajadas y no los días…pero este es un error común. Los trabajadores con jornada parcial tendrán los mismos días de vacaciones que los que tienen jornada completa, a pesar de que los primeros trabajan sólo cuatro horas al día (las vacaciones serían de cuatro horas ese mismo día).

Con respecto al salario que recibirán los trabajadores con jornada parcial en vacaciones es el mismo que reciben por cada mes trabajado. Siendo este inferior al que reciben los trabajadores con jornada completa de trabajo.

Cómo calcular las vacaciones de empleados en ERTE o ERTE parcial

Cuando hablamos de vacaciones de trabajadores que están en ERTE, tenemos que especificar qué tipo de ERTE, si el de suspensión o el de reducción de jornada.

Durante los ERTE de suspensión, es importante saber que los trabajadores estarán cobrando el desempleo y además las empresas habrán sido exoneradas de pagar las cuotas de Seguridad Social entre un 100% y un 75%. Para los trabajadores afectados por este tipo de ERTE, tendremos que restar los días correspondientes a su período de descanso, dentro del período de tiempo que no ha prestado sus servicios. Es decir, que si ha estado en ERTE dos meses, restaremos las vacaciones que corresponden a ese período.

El ERTE parcial no es más que el que se produce al desafectar sólo a una parte de los afectados por un ERTE, así que es lo mismo, pero únicamente a parte de la plantilla.

Cómo calcular las vacaciones de empleados en ERTE de reducción de jornada

Con el ERTE de reducción de jornada al trabajador le corresponden los mismos días de vacaciones; sucede algo así como lo que pasa con los contratos de jornada parcial, ya que no se contabilizan las horas sino los días.

Problemas a la hora de gestionar las vacaciones por mes trabajado en la empresa

Algunos de los problemas más frecuentes a los que se enfrentan los responsables de recursos humanos cuando llevan la gestión de vacaciones manualmente son:

• Errores en el cálculo exacto de los días generados, disponibles y usados por el trabajador.
• Desconocimiento sobre los tipos de contrato de los trabajadores para determinar cuántos días de vacaciones le corresponde a cada uno.
• No poder establecer diferentes tipos de políticas de vacaciones de forma personalizada.
• Invertir horas de trabajo en tener que controlar y supervisar las vacaciones.

Obtén el cálculo de las ausencias por vacaciones en minutos

Antes de empezar, se tiene que tener claro bajo qué política se rige la empresa, por días naturales (30 días al año) o laborables (22 días al año). Además, lo ideal es tener definido la cantidad de días disponibles para cada trabajador en función a su fecha de incorporación a la empresa y lo que dicte el contrato de trabajo.

La mejor manera de gestionar los días de vacaciones de cada trabajador sería:

• Establecer políticas de vacaciones específicasdefiniendo días máximos y asignándolas por equipo según sus necesidades.
• Permitir a los trabajadoresel poder solicitar sus vacaciones de manera autónoma.
• Los responsables y managers serán los encargados de aprobar y rechazar las solicitudes de sus equipos.
• Tener una visualización completa de las ausencias del equipo con su respectivo período de inicio y fin.
• Recibir notificaciones cuando se generen solapamientos entre las ausencias y los turnos de trabajo.

Factorial es una herramienta que te permite todo esto y a la vez gestionar otras tareas importantes de Recursos Humanos. Agenda una demo gratis y te enseñamos cómo gestionar las ausencias en tu equipo de manera óptima.

Otras dudas relacionadas con las vacaciones en la empresa

Más allá de los días de vacaciones reglamentarios y obligatorios por ley, los ERTE que están afectando más que nunca a empresas y trabajadores, y los tipos de contratos de trabajo, hay más cuestiones que muchos empleados se preguntan y, como responsable de Recursos Humanos, tienes que responder.

¿Cómo puedo calcular el importe de las vacaciones no disfrutadas?

Ya hemos dicho que, las únicas vacaciones que deben ser pagadas, son las que no se disfrutan durante el período de tiempo que un trabajador ha trabajado, en caso de que el contrato de ese trabajador cese. Es decir, a aquellos trabajadores que se van de la empresa y no han podido disfrutar de las vacaciones que por ley y contrato le corresponden.

En este caso, debe calcularse las vacaciones que le corresponden por los días que sí que ha trabajado (con la fórmula que hemos indicado en los apartados anteriores), y restar este número a las vacaciones ya disfrutadas.

¿Cuántos días laborables hay en España en el año?

En España existe una cantidad de días laborables al año fijos; esto dependerá del año y de la Comunidad Autónoma en la que se encuentre el empleado. Normalmente suelen haber 22 días laborables cada mes, exceptuando los meses de Enero, Abril, Julio, Octubre y Diciembre que tienen 21 días laborables.

👉 Conoce los días laborables al año con nuestro calendario de festivos de España

¿Qué pasa si pasa un año y un trabajador que todavía trabaja para nuestra empresa no ha disfrutado de todas las vacaciones?

¿Hay que pagar ese importe? ¿Se acumulan las vacaciones? ¿Se pasan al año siguiente?

En caso de que esto suceda, las vacaciones pueden acumularse para el año siguiente. Entonces, la empresa tendrá que incluir en su política de vacaciones en qué plazo tendrán que disfrutar de esas vacaciones los empleados.

¿Existe algún tipo de vacaciones pagadas?

No. Es importante recalcar esto, porque cualquier empresa que pague las vacaciones a un empleado (a menos que sea porque ese empleado se está yendo de la empresa) estará incurriendo en una ilegalidad.

Si la pregunta es si, durante los días de vacaciones, el trabajador recibe la nómina igual que si estuviera trabajando, las respuesta es un sí rotundo. Las vacaciones que el trabajador disfruta y que están establecidas no sólo por su contrato sino por el Estatuto de los Trabajadores, no afectan a la nómina (es decir, a la compensación o salario mensual).