Administrar la vista previa de los mensajes
Por defecto, las carpetas de mensajes (Bandeja de entrada, Elementos enviados, Elementos eliminados...) muestran bajoel asunto del mensaje una vista previa del texto que contiene enuna línea. Puede cambiar el número de líneasde la vista previa o simplemente elegir no mostrar ninguna vistaprevia.
Desde la ventana principal de Outlook, hagaclic en Correo
en la barra de navegación.
En la pestaña Vista,haga clic en el botón Vista previa del mensaje delgrupo Organización.
En nuestro ejemplo, apareceuna línea de vista previa de texto en cada mensaje; este esel valor predeterminado en Outlook.
Para visualizar una o varias líneasde vista previa de los mensajes, haga clic en la opción 1 línea, 2 líneas o 3 líneas en funcióndel número de líneas que desee mostrar.
Para no mostrar ninguna línea devista previa, haga clic en la opción Desactivado.
A continuación, haga clic en el botón Todos los buzones del mensaje que aparece paraque la opción seleccionada se aplique a todas las carpetasde Correo o en el botón Esta carpeta si solamente debe afectara los mensajes de la carpeta activa.
Escoger el formato predeterminado de los mensajes
Existen tres tipos de formato de mensajes:formato HTML, Texto enriquecido (Formato RTF) o Texto sin formato.
Sitúese en la ventana principal deOutlook, haga clic en la pestaña Archivo,en Opciones y en la categoría Correo.
Escoja el tipo de formato que desea usar pordefecto en la lista Redactar mensajes en este formato situadaen la zona Redactar mensajes:
| HTML | Puede aplicar múltiples elementos deformato (fondo, hipervínculos, temas...), pero tambiéndebe saber que la descarga de los mensajes HTML es máslarga; el formato HTML es el que está seleccionado pordefecto cuando se instala Outlook. |
| Texto enriquecido | El formato de Texto enriquecido soporta algunoselementos de formato, como las viñetas, la alineacióny los objetos vinculados. Pero preste atención: este formatosolo lo lee Outlook y el programa de mensajería MicrosoftExchange Server. Este formato también se llama Formato RTF. |
| Texto sin formato | Susmensajes no podrán incluir elementos de formato (negrita, cursiva,color); tampoco podrán mostrar una imagen directamenteen el cuerpo de texto, aunque la imagen sí podrá incluirsecomo datos adjuntos. En contraposición, todos los programasde correo electrónico podrán leerlos sin problemas. |
Haga clic en el botón Aceptar.
Sea cual sea el formato que elija...
Mostrar los mensajes como texto sin formato
Outlook le permite configurar automáticamentela visualización de sus mensajes como texto sin formatosi, por temor a los virus, prefiere no leer el mensaje con el formatoHTML.
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones,en la categoría Centro de confianza y,a continuación, en el botón Configuración del Centro de confianza.
Seleccione la categoría Seguridad del correo electrónico.
Marque la opción Leer todo el correo estándar en texto sin formato situadaen la zona Leer como texto sin formato.
Si los mensajes que contienen una firma digitaldeben igualmente leerse como texto sin formato, marque la opción Leer todo el correo firmado digitalmente en texto sin formato.
Haga clic en Aceptar enlas dos ventanas.
A partir de ahora, cuando abraun mensaje, su contenido se mostrará como texto sin formato.En la barra de información aparece el texto Este mensaje se ha convertido a texto sin formato.
Aunque haya establecido la visualizaciónde los mensajes como texto sin formato, Outlook ofrece la posibilidadde mostrar un mensaje en formato HTML: tras abrir el mensaje, hagaclic en la barra de información y luego en la opción Mostrar como HTML; la opción Seguridad de correo electrónico abreel cuadro de diálogo Centro de confianza.
Crear una o varias firmas
Puede crear varias firmas con el fin de personalizarsus mensajes.
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones yen la categoría Correo.
Haga clic en el botón Firmas de la zona Redactar mensajes.
Haga clic en el botón Nueva, introduzca el nombre que seatribuirá a la firma en la zona Escriba un nombre para esta firma paraesta firma y luego haga clic en el botón Aceptar.
Introduzca el texto de la firma en la zonadel recuadro Editar firma y luegoaplíquele un formato usando las herramientas que ofreceel programa.
Para agregar una tarjeta de presentaciónelectrónica, coloque el punto de inserción enel lugar que desee de la zona de texto de la firma y haga clic enel botón 
. Seleccionea continuación el contacto que corresponda a la tarjetade presentación que se va a agregar, modifique si es precisosu tamaño usando la lista Tamaño yluego haga clic en el botón Aceptar.
Para agregar un hipervínculo, coloqueel punto de inserción en el lugar que desee de la zonade texto de la firma y haga clic en la herramienta Insertar hipervínculo
. Seleccione el archivo, la página webo la dirección de correo electrónico al que debe enviarel vínculo y haga clic en el botón Aceptar para insertarlo.
Para agregar una imagen, coloque el punto deinserción...
Firmar automáticamente los mensajes
Para evitar tener que insertar su firma concada nuevo mensaje, deberá configurar la firma automática.
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones,en la categoría Correo y,a continuación, en el botón Firmas situadoen la zona Redactar mensajes.
Si posee varias cuentas de correo electrónico,seleccione aquella cuyos mensajes desea firmar automáticamenteusando la lista Cuenta de correo electrónico.
Seleccione, en la lista Mensajes nuevos,la firma que se insertará en cada nuevo mensaje que cree.
Seleccione, en la lista Respuestas o reenvíos,la firma que se insertará en los mensajes de respuestay de reenvío.
Si posee varias cuentas de correo electrónico,lleve a cabo estas acciones para las cuentas a las que desee asignaruna firma automática.
Haga clic sucesivamente en los dos botones Aceptar.
Para desactivar la inserciónautomática de una firma, abra el cuadro de diálogo Firmas y plantilla, seleccione la cuentacorrespondiente en la lista Cuenta de correo electrónico yluego haga clic en la opción (ninguna) de la lista Mensajes nuevos o Respuestas o reenvíos.Para terminar, haga clic sucesivamente en los dos botones Aceptar.
También puede insertar manualmenteuna firma en un mensaje (véase Insertar una firma, en elcapítulo Contenido...
Aplicar un diseño de fondo o un tema de Outlookpor defecto
Si lo hace, cada nuevo mensaje que cree presentará eldiseño de fondo o el tema de Outlook que elija. Para queello sea posible, el formato de mensaje HTML debe estar activadopor defecto.
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones,en la categoría Correo y,a continuación, en el botón Diseño de fondo y fuentes situadoen la zona Redactar mensajes.
Haga clic en el botón Tema.
Aparece en pantalla el cuadrode diálogo Tema o diseño de fondo.
Seleccione el diseño de fondo o eltema de Outlook que prefiera en la zona de lista Elija un tema.
Los nombres de los diseñosde fondo aparecen al lado de la indicación (Diseño de fondo).
Si ha elegido aplicar un tema de Outlook asu mensaje, tiene la posibilidad de modificar las opciones siguientes:
| Colores intensos | Marque esta opción para aplicar coloresmás vivos al texto y a los gráficos. |
| Gráficos activos | Marque esta opción para animar determinadosgráficos del tema, si es que los incluye. |
| Imagen de fondo | Marqueesta opción para aplicar la imagen de fondo asociada al tema. |
Haga clic en el botón Aceptar.
El nombre del diseñode fondo o del tema seleccionado de Outlook aparece a partir deahora a la derecha del botón Tema.
Seleccione, en la zona de lista Fuente que aparece...
Modificar la fuente por defecto de los mensajes
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones,en la categoría Correo y,a continuación, en el botón Diseño de fondo y fuentes situadoen la zona Redactar mensajes.
Haga clic en el botón Fuente de la zona que corresponda atipo de mensajes cuya fuente desea cambiar:
| Mensajes de correo nuevos | Permite modificar la fuente predeterminada delos nuevos mensajes que se creen. |
| Mensajes de respuesta o reenviados | Permite modificar la fuente predeterminada delos mensajes de respuesta o que se reenvían. |
| Redactar y leer mensajes de texto sin formato | Permitemodificar la fuente predeterminada de los mensajes que se creany se leen como texto sin formato. |
Los botones Fuente delas zonas Mensajes de correo nuevos y Mensajes de respuesta o reenviados estánen gris, es decir, no disponibles, cuando se aplica por defecto undiseño de fondo o un tema de Outlook a los mensajes nuevos(véase apartado anterior).
Modifique los atributos de fuente que le parezcanoportunos en el cuadro de diálogo Fuente queaparece y luego haga clic en el botón Aceptar.
En cada una de las zonas Texto de ejemplo se muestra una vistaprevia de los atributos de fuente seleccionados.
Haga clic sucesivamente en los dos botones Aceptar.
Elegir cómo ser avisado de la llegada denuevos mensajes
Outlook dispone de diversas fórmulaspara hacer saber al usuario que tiene un nuevo mensaje en su Bandeja de entrada.
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones yen la categoría Correo.
En la zona Llegada del mensaje,marque o desmarque las opciones deseadas en función delmodo como desee ser avisado de la llegada de nuevos mensajes; laopción Mostrar una alerta de escritorio permitevisualizar durante algunos segundos, cuando llega un mensaje nuevo,una pequeña ventana en la que se muestra el nombre del remitente,el asunto y una vista rápida del texto.
Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo Opciones de Outlook.
Si ha elegido Mostrar una alerta de escritorio, cuandollegue un nuevo mensaje aparecerá la siguiente ventanaen la parte superior derecha del Escritorio:
Configurar los mensajes de respuesta/reenvío
Haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones yen la categoría Correo.
Muestre la zona Respuestas y reenvíos usandola barra de desplazamiento vertical.
Seleccione la opción Abrir respuestas y reenvíos en una nueva ventana sidesea que, al hacer clic en Responder, Responder a todos y Reenviar enla parte superior del panel de lectura se abra una nueva ventana.
Marque la opción Cerrar la ventana del mensaje original al responder o reenviar paraevitar volver al mensaje original cuando responda a este o lo reenvíe.
Si desea añadir un comentario a cadatexto que introduzca en el cuerpo del mensaje original, marque laopción Comenzar comentarios con yespecifique el texto que desea añadir en la zona de introducciónde texto asociada; por defecto, la zona de introducciónde texto muestra su nombre.
Escoja la apariencia de sus mensajes de respuestao de reenvío usando las opciones de las listas Al responder a un mensaje o Al reenviar un mensaje.
Si ha escogido la opción Prefijo en cada línea del mensaje original,cambie, si lo desea, el carácter que precederá acada línea en la zona Comenzar cada línea en un mensaje de texto sin formato con.
Haga clic en el botón Aceptar.
Administrar la vista de Conversación
Una conversación reagrupa los mensajescuyo objeto es idéntico, lo que permite mejorar el seguimientoy la gestión de los mensajes.
Modificar la configuración de la vista deConversación
Seleccione la carpeta de Correo (Bandeja de entrada, Elementos enviados, Borrador...) para la que desea seleccionarla vista Conversación (véase Usar la vista Conversaciónen el capítulo Enviar un mensaje).
En la pestaña Vista,haga clic en el botón Configuración de conversación delgrupo Conversaciones y, a continuación,marque o desmarque las siguientes opciones en función delo que desee:
Mostrar mensajes de otras carpetas:marque esta opción si desea que los mensajes procedentesde otras carpetas se muestren en las conversaciones; esta opciónestá marcada por defecto.
Mostrar los remitentes antes del asunto:por defecto, el asunto de la conversación se muestra antesde los nombres (o las direcciones) de los remitentes. Marque esta opciónpara invertir esto con el fin de visualizar los remitentes antesdel asunto.
Expandir siempre la conversación seleccionada:por defecto, al hacer clic en el encabezado (asunto) de una conversación,esta no se expande (para ello debe hacer clic en el símbolo 
que aparece a la izquierda de su encabezado).Marque esta opción si desea...
Administrar la barra Sugerencias de correo electrónico
Si utiliza una cuenta de Exchange Server 2010o superior, durante la creación de un mensaje, Outlookmuestra la barra Sugerencias de correo electrónico despuésde la realización de determinadas acciones con el fin dealertar y, en algunos casos, de evitar que cometa errores. Puedemodificar las opciones de esta barra de Sugerencias de correo electrónico.
Haga clic en la pestaña Archivo, en el botón Opciones y, a continuación,elija la categoría Correo.
Muestre la zona Sugerencias de correo electrónico y,a continuación, haga clic en el botón Opciones de Sugerencias de correo electrónico.
Si tiene varias cuentas de correo electrónico,seleccione la cuenta para la cual desea modificar las opciones dela barra Sugerencias de correo electrónico en la lista Aplicar a esta cuenta.
En la zona de la lista Seleccione las Sugerencias de correo electrónico que se van a mostrar,marque las opciones correspondientes a las Sugerencias de correoelectrónico que se mostrarán y, a continuación,de manera inversa, desmarque aquellas correspondientes a las queno se mostrarán.
A continuación, elija cuándodebe mostrarse la barra Sugerencias de correo electrónicoactivando una de las siguientes opciones: Mostrar automáticamente cuando haya...
Administrar el correo electrónico cuandoestá fuera de la oficina
Esta función solo está disponiblesi usa una cuenta de Microsoft Exchange Server.
Notificar una ausencia
Puede enviar automáticamente un mensajea los usuarios que intentan contactar con usted cuando está fuerade la oficina.
Si usa una cuenta de Exchange Server2003 o una versión anterior, el cuadro de diálogoque le permite administrar el correo cuando está fuerade la oficina no se presenta como el que se muestra a continuación.No le permitirá dar formato a sus respuestas, ni planificarrangos de horas en los cuales deben enviarse los mensajes automáticos, nienviar respuestas automáticas diferentes a personas queno forman parte de su organización (su empresa). Para poderdisponer de todas estas funciones, debe usar una cuenta de MicrosoftExchange Server 2007 o superior.
Haga clic en la pestaña Archivo, en la opción Información y, a continuación,en el botón Respuestas automáticas.
Active la opción Enviar respuestas automáticas.
Para planificar un rango de horas en el quedeben enviarse los mensajes automáticos, marque la opción Enviar solo durante este intervalo de tiempo.A continuación, especifique la fecha y la hora de inicio,así como la fecha y la hora de finalización de esteperiodo de tiempo usando las listas Hora de inicio y Hora de finalización.
Si no se define ningúnrango de horas, las respuestas automáticas se enviaránhasta que desactive el envío de respuestas automáticas.
Para introducir el texto de la respuesta quese enviará a las personas de su organización,compruebe que la pestaña Dentro...
Aplicar un formato condicional al texto de los mensajes
Crear una regla de vista
Se trata de crear reglas de vista que permitanaplicar automáticamente un formato al texto de determinadosmensajes de una carpeta. Por ejemplo, si desea que los mensajesprocedentes del contacto Arnau Font aparezcan subrayados y en negritaen su Bandeja de entrada. Las reglas que así se definen,se aplican a los mensajes de la vista activa.
Seleccione la carpeta que contiene los mensajesa los que desea aplicar una regla de vista.
Seleccione la vista para la que desea crearuna regla mediante el botón Cambiar vista dela pestaña Vista (grupo Vista actual).
También en la pestaña Vista, haga clic en el botón Configuración de vista, delgrupo Vista actual y, a continuación,haga clic en el botón Formato condicional.
Haga clic en el botón Agregar del cuadro de diálogo Formato condicional que aparece y,a continuación, introduzca el nombre de esta nueva reglade vista en la zona Nombre.
Haga clic en el botón Fuente, especifique el formato deseadousando las opciones del cuadro de diálogo Fuente y, a continuación,confirme sus selecciones haciendo clic en el botón Aceptar.
A continuación, haga clic en el botón Condición y defina los criteriosde la regla usando las opciones de la pestaña Mensajes.
Aquí, el formato...
Administrar el correo electrónico no deseado
El filtro de correo no deseado se ha diseñadopara evitar que lleguen a su bandeja de entrada mensajes que ustedno ha pedido, como los spam. Este filtro utiliza una tecnologíaque evalúa si un mensaje debe tratarse como correo no deseadoen función de diversos criterios, como la hora de envíoy el contenido del email.
Además, Outlook integrauna protección contra los ataques por phishing, tipo deestafa que se basa en la usurpación de datos personales(nombre, fecha de nacimiento, número de afiliacióna la Seguridad Social, contraseñas...) o financieros (coordenadas bancarias,números de tarjeta de crédito...), los cualesse consiguen a través de un falso e-mail que aparenta habersido enviado por una entidad digna de confianza.En esteemail se explica que la «entidad emisora» necesitacomprobar determinados datos del destinatario, y se invita a este últimoa hacer clic en un hipervínculo, el cual conduce a un sitiofalso que es prácticamente idéntico en todo alsitio de verdad, al que emula. Una vez en esta página,se pide al destinatario del email (y víctima de phishing)que introduzca sus datos, los cuales son «capturados» porlos estafadores, quienes los utilizan en su propio beneficio (yen perjuicio de la víctima, obviamente).
Modificar las opciones de filtro del correo electrónicono deseado
En la pestaña Inicio,haga clic en el botón Correo no deseado delgrupo Eliminar y, a continuación,haga clic en la opción Opciones para el correo electrónico no deseado.
Compruebe que la pestaña Opciones esté activa.
Seleccione el nivel de protecciónque quiera aplicar:
| Sin filtrado automático | El filtro de correo electrónico nodeseado está desactivado; no obstante, Outlook sigue moviendoa la carpeta Correo electrónico no deseado losmensajes cuyos remitentes se han agregado a la lista de Remitentes bloqueados; se trata dela opción activa por defecto. |
| Bajo | Solo los mensajes que parecen claramente nodeseados se envían a la carpeta Correo electrónico no deseado. |
| Alto | La mayoría de los mensajes no deseadosse mueven a la carpeta Correo electrónico no deseado.No obstante, puede que algunos mensajes... |
Administrar los mensajes usando el Asistente parareglas
El Asistente para reglas permite crear reglascon el fin de administrar automáticamente los mensajes.
Crear una regla
Asegúrese de que esté seleccionadauna carpeta de correo electrónico.
En la pestaña Inicio,haga clic en el botón Reglas delgrupo Mover y, a continuación, hagaclic en la opción Administrar reglas y alertas.
Haga clic, si es preciso, en la pestaña Reglas de correo electrónico.
Haga clic en el botón Nueva regla.
Para crear una regla a partir de una plantilla,seleccione, en la zona Mantenerse organizado o Mantenerse actualizado del Paso 1, la plantilla de regla que debeusarse para crear la nueva. A continuación, haga clic encada vínculo subrayado de la zona Paso 2 yespecifique las condiciones y las acciones de la plantilla de reglaseleccionada.
Las condiciones y las accionesde la plantilla también pueden definirse, si es preciso, enel siguiente paso del Asistente para reglas.
Para crear una regla a partir de unaregla en blanco, especifique cuándo deben verificarse losmensajes seleccionando una de las dos opciones de la zona Iniciar desde una regla en blanco (Paso1): Aplicar regla a los mensajes que reciba o Aplicar a los mensajes que envíe.
Haga clic en el botón Siguiente.
Si tiene que definir condiciones suplementariaspara la nueva regla, marque la opción o las opciones correspondientesen la zona Paso 1 y luego especifique,si es preciso, las nuevas condiciones haciendo clic en cada vínculosubrayado de la zona Paso 2.
Haga clic en el botón...
Usar los pasos rápidos para automatizar lastareas repetitivas
Si debe realizar a menudo una misma tarea,puede guardar las acciones necesarias para su ejecuciónen un paso rápido. Así, podrá, por ejemplo,mover rápidamente mensajes a una carpeta determinada oincluso reenviar un mensaje a su responsable. Por defecto, Outlookpone a su disposición algunos pasos rápidos, perotambién puede crear los suyos propios.
Configurar un paso rápido existente
Si desea usar uno de los cinco pasos rápidospropuestos por Outlook, debe configurarlos de antemano.
En la pestaña Inicio,haga clic en el botón 
del grupo Pasos rápidos.
Aparece el cuadro de diálogo Administrar Pasos rápidos conlos pasos rápidos en la lista Paso rápido.
Seleccione el paso rápido que deseaconfigurar.
Podrá ver una Descripción del paso rápidoseleccionado en el recuadro correspondiente.
Haga clic en el botón Editar.
La zona Acciones muestrala acción o las acciones asociadas al paso rápido.Observe que algunas de estas acciones están incompletas.Este es el caso de la primera acción, para la cual el usuariodeberá seleccionar la carpeta a la que se moveránlos mensajes.
Puede cambiar el nombre que desea dar al pasorápido en la zona Nombre.
Si desea cambiar el icono asociado al pasorápido, haga clic en el icono visible situado al lado dela zona Nombre, seleccione unnuevo icono y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.
Complete la configuración de las accionesexistentes según el comportamiento que desea que tengael paso rápido.
En nuestro ejemplo, los mensajesse moverán a la carpeta Planificación despuésde haberse marcado como leídos.
Para agregar una acción, haga clicen el botón Agregar acción,elija...
