Cómo hacer una cotización (incluye ejemplos y plantilla) (2024)

Seguramente en algún momento de tu vida profesional te has preguntado cómo hacer una mejor cotización para tus proyectos. La solicitud de una cotización formal por parte de un cliente potencial es una señal positiva para la compra, y es un aspecto que siempre puede mejorar.

Elaborar y optimizar tus cotizaciones es una gran oportunidad para proporcionarles a tus clientes potenciales toda la información que necesitan para cerrar ese trato que tanto deseas. Sigue leyendo este contenido y conoce todo lo que requieres saber sobre la realización de una cotización para tus leads y clientes.

Para realizar una buena cotización es necesario conocer los puntos clave y los pasos básicos.

Sin embargo, una cotización formal es mucho más que una cantidad monetaria escrita en un papel. Existen distintos datos que debes incluir (indistintamentedel sector de tu empresa).

Elementos de una cotización

Independientemente de los fines de una cotización, habrá elementos fundamentales que todas deben incluir. Pudiera ser una cotización de servicio o comercial (como la que trataremos aquí), una cotización bursátil o un cotización social (cuota que pagan los trabajadores de forma constante para adquirir servicios o beneficios de seguridad social). Aun así todas deben exponer claramente esta información:

• Datos del negocio: estos son fundamentales para que tu prospecto o cliente sepa de qué empresa está recibiendo esa cotización. Es imprescindible incluir el nombre de la empresa o del prestador de servicio, página web, redes sociales o medios de contacto e incluso podrías incluir la dirección.
• Datos del cliente: hay que dirigir tu cotización hacia alguien, entonces debes agregar el nombre del representante de la empresa a la que le estás ofreciendo un producto o servicio, cargo y empresa a la que pertenece.
• Concepto: es la descripción de lo que ofreces en esta cotización, es decir, qué servicio o producto brindas, en qué consiste y sus alcances. Esto debe describirse de una forma breve, pero muy clara.
• Importes: este factor es crucial porque es la base del objetivo de una cotización: dar a conocer al lead o cliente cuánto cuesta lo que ofreces. Puede ser una cantidad total o, si es necesario, con el desglose de las cifras que corresponden a cada parte o proceso del servicio. Cuanto más detallado seas, más orden y coherencia tendrá tu documento. Cuando se realizan negocios internacionales debes indicar también la moneda en la que se ejecutará la operación.
• Modos o métodos de pago: es importante aclarar los métodos de pago con que cuentas, o si tienes alguna restricción. Además, puedes especificar ciertas condiciones, por ejemplo, si incluye impuestos, si hay algún descuento especial por el pago total, si se puede dividir el monto total en mensualidades, etc.
• Cómo será la entrega del servicio: se refiere al tiempo en que debe entregarse el servicio completo que se ha propuesto en la cotización, los plazos para desarrollarlo o las etapas necesarias para que el servicio se concrete.
• Garantías y soporte: aunque es un elemento que no siempre aplica, ya que depende del producto o servicio que cotizas, es importante agregar qué tipo de garantías o soporte brindas.
• Políticas o términos legales: aquí incluyes todos los aspectos generales y particulares relacionados con esta cotización, es decir, qué es lo posible y qué resulta inviable. Todos los límites deben quedar claros, tanto para el cliente como para ti.
• Comentarios adicionales: si así se requiere, es factible establecer comentarios, notas o precisiones, pero esto no es obligatorio.

A partir de estos elementos, puedes crear un formato de cotización personalizado para tu negocio, que sea útil para todas las cotizaciones que hagas.

Este documento le da seriedad a la empresa que envía la cotización porque especifica en detalle lo que ofrece, lo que cuesta y el tiempo de vigencia de la oferta. También otorga una garantía al cliente que considera contratar a la empresa.

Diferencia entre cotización, estimación y presupuesto

En algunas ocasiones, la cotización se confunde con el presupuesto o con una estimación. Sin embargo, estos tres conceptos no significan lo mismo.

El presupuesto se refiere a los recursos económicos que tiene una empresa o un cliente para invertir en uno o varios productos, servicios, proyectos. La cotización es el documento donde se le expone a esa empresa o cliente lo que costará ese servicio, producto o proyecto en el que está interesado.

Por lo tanto, la cotización comercial se envía a un posible cliente para que este haga una evaluación y considere si tiene el presupuesto suficiente para contratar a esa empresa o negocio.

Finalmente, la estimación es solo una suposición aproximada de lo que costaría un trabajo. No tiene el nivel de detalle requerido en una cotización.

1. Verifica la información de contacto de tu empresa

El primer punto para elaborar una cotización es añadir la información de contacto de tu empresa. De este modo, garantizarás que tu cliente dispone de los datos esenciales para establecer la comunicación con tu compañía en cualquier momento.

Ya sea que forme parte del cuerpo del texto o que aparezca en otras secciones del documento (como el encabezado o a pie de página), asegúrate de incluir:

• Nombre de la empresa
• Dirección de la empresa
• Datos de contacto generales de la empresa (teléfonos, correo electrónico, sitios web)
• Responsable de elaborar la cotización y sus datos específicos (nombre, puesto, extensión telefónica, correo)

2. Identifica los detalles de la cotización

Al hacer una cotización comercial es importante anotar los datos específicos de cada documento, pues cada cotización es una negociación única. Debes incluir información complementaria como:

• Número de seguimiento
• Fecha de elaboración
• Vigencia de la cotización

Recuerda que los productos o servicios que ofreces se elaboran a partir de condiciones de tiempo específicas, por ello debes cerciorarte de que la información sobre el periodo de vigencia sea clara.

3. Completa la información de tu cliente

Así como el cliente tiene los datos de la empresa para establecer contacto, la empresa debe tener información del consumidor para que tú u otros miembros de tu equipo puedan comunicarse con él cuando sea necesario. Los datos mínimos que debes considerar son:

• Nombre del contacto empresarial
• Empresa
• Datos de contacto de tu cliente

Recuerda que dicha información es vital para elaborar cada cotización.

4. Realiza una descripción del trabajo

Este elemento es una síntesis del producto o servicio a comercializar. Procura escribir un resumen de un párrafo; no omitas los detalles que ayuden a tu cliente a entender la relación del precio establecido con el trabajo que se realizará. Debes mencionar al menos la siguiente información:

• Detalle del proyecto
• Descripción de pasos
• Tiempo estimado de cada proceso
• Fecha de entrega tentativa

Asegúrate de contar con la información correcta para hacer tu cotización comercial (tus recursos, tus gastos, tus tiempos ). Verifica con tu cliente los detalles del proyecto en cuestión. Aclara cualquier duda o factor adicional directamente con él para que no haya deficiencias o malentendidos que alteren el cálculo presentado en la cotización.

5. Especifica tus costos detalladamente

Este es un apartado importante porque para tu cliente resulta relevante entender la relación entre el producto o servicio que desea adquirir y su precio final. Al tratarse de cantidades monetarias, se debe incluir un apartado en el que aparezcan las cantidades, precios unitarios y totales para la adquisición o compra final.

Además, asegúrate de añadir un desglose específico del cargo de impuestos de acuerdo con las leyes fiscales de tu país. Por último, verifica que tu cotización reúna la descripción, cantidad, precio y cálculo de los siguientes rubros:

• Nombre del producto o servicio
• Cantidad solicitada
• Precio por unidad
• Precio total
• Subtotal
• Impuestos
• Total de cotización

Te recomendamos distribuir estos datos en una tabla, de esta manera será más fácil localizar la información en el momento que se desee.

6. Obtén la firma del cliente

Es un apartado indispensable, ya que aquí se registra la aprobación o visto bueno de tu cliente por medio de su firma. La cotización determina los detalles del producto o servicio solicitado y los costos, por lo que, tanto el cliente como el proveedor, deben llegar a un acuerdo en el que ambos estén satisfechos. No dejes pasar los datos siguientes en esta sección:

• Nombre del cliente
• Descripción del puesto
• Nombre de la empresa

De nueva cuenta, la cotización comercial es un referente en el cierre de venta, por eso la información y aceptación del precio deben ser muy claras y específicas.

7. Revisa los términos y condiciones de la cotización

Por último, es conveniente revisar los términos y condiciones, ya que en algunos casos la cotización puede modificarse a causa de cambios en el contexto que perjudiquen la situación original para la cual la cotización fue creada.

Si el cliente solicita cambios durante el proceso de trabajo, eso puede modificar el precio de la cotización. Por eso es necesario establecer y cumplir con:

• Disposiciones legales
• Requisitos
• Reglas
• Especificaciones
• Estándares de calidad

Cada cotización debe ser específica y meticulosa en todos los aspectos que la componen. De esta forma te aseguras de que el producto o servicio que el cliente obtendrá se ajusta al precio final y condiciones acordadas.

Si tú o el cliente incumplen los términos establecidos, es natural que haya ajustes a la cotización y los términos deben indicar cómo se asumirán si eso sucede.

Cómo utilizar la plantilla de cotización de HubSpot para tu proyecto

Ahora te presentamos un ejemplo de una cotización comercial hecho con la plantilla de cotización de precios que tenemos preparada para ti. En ella encontrarás todas las instrucciones necesarias para realizar tus propuestas comerciales exitosamente. A continuación, analizaremos brevemente cada paso. Recuerda personalizar cada elemento de acuerdo con las necesidades que tengas.

1. Descarga la plantilla

Ingresa a nuestro sitio y llena el formulario para descargar la plantilla gratuitamente.

Elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades. Ten en cuenta el programa al que tienes acceso para editar los datos cada vez que envíes una nueva cotización.

2. Agrega la información de contacto de tu empresa

Este espacio es ideal para consignar tus datos de contacto; utiliza una tipografía legible. Esto ayudará al cliente a localizarte cuando lo necesite.

3. Incluye los detalles de la cotización

Recuerda que la información de tu cotización comercial es única y la puedes identificar con elementos como folio, fecha de elaboración y vigencia de la propuesta. Debes incluir estos datos en un lugar visible, pues serán el referente con el cual se podrá rastrear posteriormente este documento.

4. Anota la información del cliente

Este espacio te servirá para colocar los datos de contacto de tu cliente. También es una oportunidad para que el cliente verifique sus información (a fin de mantener la comunicación en cualquier momento de la relación comercial).

5. Recuerda agregar la descripción del trabajo

Debes mencionar todos los pasos o elementos necesarios para llevar a cabo el servicio o elaborar el producto sujeto a cotización. Puedes tener una descripción tan breve o extensa como lo necesites, solo asegúrate de escribir los detalles esenciales para el conocimiento de tu cliente.

6. Anota los costos detallados

Primero, anota el costo unitario o precio por unidad, después especifica la cantidad (del producto) o la frecuencia (de cada servicio) en la cotización. Puedes usar una tabla u hoja de cálculo y usar las columnas para detallar el costo, cantidades e impuestos de tu cotización comercial.

De esta manera podrás presentar las cantidades en columnas que sean fáciles de identificar por tu cliente en cualquier momento.

7. Incluye la firma del cliente

Antes de iniciar con los preparativos para cumplir con el trabajo encomendado, asegúrate de contar con la aprobación de tu cliente en todos los detalles que involucre el trabajo a realizar, además de tu cotización.

Este campo garantiza que las condiciones, tiempos y costos descritos en tu cotización son del conocimiento de tu cliente, por lo que debe firmarlo, ya sea de manera física o digital.

8. Explica los términos y condiciones

Además de la información derivada del desglose de costos y su vigencia, la información de esta sección te servirá para clarificar cualquier vinculación legal que sea necesaria.

Adapta esta sección con base en las características e implicaciones legales de tu producto o servicio. Cerciórate de que las cláusulas aquí escritas sean claras y específicas, tanto para tu empresa como para el cliente, en función del producto o servicio que realizarás.

Si deseas ampliar esta sección, te invitamos a que veas el siguiente video sobre «¿Cómo hacer una cotización?»:

Ahora ya conoces todas las secciones que debe incluir una cotización, pero para que tengas una mejor idea de cómo hacer una, te compartimos unos cuantos ejemplos. Recuerda que con HubSpot tienes un software para cotizaciones que te ayudará en esta labor.

7 ejemplos de cotización con la plantilla gratuita

1. Ejemplo de cotización de una empresa desarrolladora web

Una cafetería con varias sucursales en Buenos Aires necesita un nuevo diseño web para su nuevo servicio de venta en línea. Se pone en contacto con Webbyntastic que tiene buena reputación, sobre todo por su servicio de mantenimiento web.

Información de la compañía

Identificación de la cotización

Información del cliente

Descripción del trabajo

Costos detallados

Firma del cliente

Términos y condiciones

2. Ejemplo de cotización de una agencia de creación de contenido

Imagina que una organización privada desea que una agencia se encargue de crear los contenidos que publicará en sus redes sociales y en otros medios de comunicación. La idea es que la estrategia de relaciones públicas y branding se realiza en la organización y la agencia se encarga únicamente de crear el contenido para su blog, boletín, artículos en periódicos y revistas, así como la producción de videos.

Información de la compañía

Identificación de la cotización

En este caso, no hay número de cuenta del cliente porque es la primera vez que tiene contacto con la agencia. Hasta que se reciba el primer pago de este proyecto, se abre la cuenta.

Información del cliente

Descripción del trabajo

Costos detallados

En este caso es importante definir que los costos se consideran mes a mes, para que en el caso de que se interrumpa la relación, ambas partes conozcan cuánto material debe entregarse y que se pague la cantidad que se especifica.

Firma del cliente

Términos y condiciones

3. Ejemplo de cotización de un centro de atención a clientes

En este caso hablaremos de una compañía que ofrece servicios de atención a clientes para empresas que tienen un alto volumen de consultas por teléfono o redes sociales (aunque no se trate de una organización tan grande). En este caso el cliente interesado es una institución educativa y necesita ayuda con las consultas que recibirácon el nuevo ciclo escolar. Además de la atención por teléfono desean configurar un bot para WhatsApp que les permita gestionar adecuadamente la atención.

Información de la compañía

Identificación de la cotización

Información del cliente

Descripción del trabajo

Costos detallados

Firma del cliente

Términos y condiciones

4. Ejemplo de cotización de seguros de vida

Pensemos en una empresa de seguros que ofrece paquetes familiares y un prospecto le ha solicitado una cotización; por lo que deberá presentar un documento claro y detallado para mostrar lo que el paquete familiar implica, los alcances de la cobertura y los desgloses de cada aspecto.

Información de la compañía

Identificación de la cotización

Información del cliente

Descripción del trabajo

Costos detallados

Firma del cliente

Agrega las firmas tanto del representante de la empresa que elaboró la cotización como de la persona que la acepta, por parte del prospecto o cliente.

Términos y condiciones

5. Ejemplo de cotización de eventos corporativos

Ahora tomemos un ejemplo de una antigua hacienda o finca que renta su espacio para diversos eventos, entre estos los de tipo corporativo.

Información de la compañía

Identificación de la cotización

Información del cliente

Descripción del trabajo

Costos detallados

Términos y condiciones

6. Ejemplo de cotización de mano de obra

Los servicios de una empresa de arquitectos son solicitados por una tienda comercial para hacer arreglos en sus sanitarios;de esta forma, tendrán mejor presentación y el personal de limpieza tendrá más facilidad para realizar su labor.

Información de la compañía

Identificación de la cotización

Información del cliente

Descripción del trabajo

Costos detallados

Firma del cliente

Términos y condiciones

7. Ejemplo de cotización de servicios profesionales

Una constructora prepara un proyecto en un terreno extenso, pero para ello necesita conocer las condiciones del suelo, ya que no hacerlo le traería muchos riesgos, como posibles derrumbes. Así que requiere contratar a un topógrafo profesional para que realice esta tarea.

Información de la compañía

Identificación de la cotización

Información del cliente

Descripción del trabajo

Costos detallados

Firma del cliente

Términos y condiciones

Como puedes ver, cada empresa y cada cliente requieren elementos distintos. Por eso también queremos que tengas en cuenta algunos consejos para que tu cotización comercial sea efectiva.

6 consejos adicionales para tu cotización

Debido a que una cotización es un documento clave en el proceso de comunicación comercial que se establece con un cliente, debes esmerarte en la calidad y los detalles. Sigue los consejos siguientes y lograrás que tu cotización sea un referente sólido y confiable para tu cliente.

1. Contempla distintos métodos de pago

Considera que tu cliente puede efectuar el pago por tu producto o servicio por medios bancarios tradicionales, digitales o en efectivo. Cuantas más opciones de pago tengas habilitadas, será más fácil que el cliente tome la decisión de efectuar la compra.

2. Marca las condiciones de pago

Puedes dar descuentos por pago por adelantado, implementar el pago de un anticipo o establecer fechas para cada cuota de pago. Estas condiciones afectarán directamente la forma en que tu cliente realizará la compra. Por ejemplo, puedes ofrecer un descuento porcentual cuando se realiza una compra en una sola exhibición, en efectivo o en otro método de pago directo como una transferencia.

Además puedes indicar otros plazos de pago después de la fecha de entrega en periodos posteriores de 30, 60 o 90 días.

3. Especifica las condiciones de entrega o envío

Sobre todo en el caso de los productos físicos, tienes que determinar el lugar y fecha en que se realizará la entrega. Para los servicios debes señalar claramente los horarios de atención disponibles y las tareas que se desarrollarán en cada fase.

4. Clarifica costos adicionales

Puede ser que tu producto o servicio requiera cubrir costos asociados con su funcionamiento, pero que no forman parte de la cotización en cuestión. Señala todos los costos vinculados, de tal manera que tu cliente conozca esta información desde el principio.

5. Verifica tu información

Recuerda que una cotización comercial es un documento que representa a la empresa ante un cliente potencial. Por tanto, acude con todos los involucrados en la negociación y en los procesos para asegurarte de que la información esté actualizada. Pregunta a otras áreas si recientemente se presentó algún cambio o ajuste que pueda modificar el contenido de tu cotización.

6. Automatiza el proceso

A medida que tu negocio comienza a crecer, con toda seguridad te verás obligado a automatizar el proceso de cotizaciones. Si bien tener plantillas predeterminadas es una gran manera de agilizar el proceso, también puedes evaluar un software para cotizar, lo que te permitirá responder todas tus solicitudes en el menor tiempo posible y dedicarte a tus otras tareas.

Software para crear cotizaciones

1. Software para cotizaciones de HubSpot

Precio: gratis y para funciones avanzadas hay desde el plan Starter por 45 USD al mes.

Idiomas: español, inglés, neerlandés, finlandés, francés, alemán, italiano, japonés, polaco, portugués y sueco.

Con esta herramienta, que forma parte del CRM de HubSpot, podrás hacer cotizaciones efectivas de forma fácil y rápida, además de que podrás dar un mejor seguimiento a travéstodas las bondades que te ofrece esta plataforma. Centra todos los datos de contacto de tus prospectos y tu empresa, por lo cual será más sencillo generar tus cotizaciones; sus plantillas son personalizables y puedes insertar el logotipo de tu empresa.

Esta herramienta también te ayuda a automatizar todo tu proceso de ventas al hacer un seguimiento de mensajes, correos electrónicos y llamadas con los clientes y prospectos, a la vez que genera informes de tus resultados.

Características de software de cotizaciones HubSpot

• Cobro de pagos
• Recopilación de firmas
• Plantillas editables
• Seguimiento de correos electrónicos
• Reenvío de documentos
• Calificación de leads
• Integración con Stripe
• Generación de informes

2. Osmos Cloud

Precio: plan As you go por 4,99 USD, Essential por 33 USD, Professional 69 USDy para el plan Company debes solicitar precio.

Idiomas: español, inglés portugués y francés.

Imagen deOsmos Cloud

Como parte de las funciones que esta plataforma te ofrece está la posibilidad de realizar cotizaciones de manera muy simplificada, incluso hacer una automatización. Con esta plataforma crea, envía y da seguimiento a cada prospecto. En las plantillas puedes agregar tu logo e imágenes, cambiar colores y fuentes, e incluso editar la tabla de contenidos.

Características de Osmos Cloud

• Plantillas de cotizaciones personalizables
• Seguimiento de cotizaciones
• Creación de tareas y equipos
• Recepción de firmas.

3. PandaDoc

Precio: gratuito, 19 USD mensual por usuario en plan Essential, 49 USD mensual por usuario en plan Business, y para más capacidad y funciones solicita el precio del plan Enterprise.

Idiomas: español, inglés, alemán y más de 100 lenguas.

Imagen dePandaDoc

Con este software podrás enviar propuestas funcionales y efectivas para que tus prospectos y clientes respondan asertivamente. Cuenta con varias plantillas que puedes editar con el sistema «arrastrar y soltarelementos», y te permite insertar imágenes y videos.

Características de PandaDoc

• Cientos de plantillas
• Notificaciones push
• Panel de control y seguimiento
• Firmas digitalizadas.

4. YourTradebase

Precio: Associate User 35 USD mensual, Standard User 65 USD mensual y Author User 95 USD mensual.

Idiomas: inglés.

Imagen deYourTradebase

Es una plataforma intuitiva que te permite gestionar varias acciones con los clientes, entre estas las cotizaciones, que son parte fundamental para que logres los mejores tratos y crezcas más. Es una plataforma especializada en el ramode la construcción y servicios de plomería, instalaciones eléctricas, fontanería, paisajismo, carpintería y demás.

Características de YourTradebase

• Reenvío de documentos
• Seguimiento de cotizaciones
• Pagos con tarjeta en línea
• Programación de tareas

5. Client Point

Precio: Associate User 35 USD, Standart User 65 USD, Author user 95 USD por mes.

Idiomas: inglés

Imagen deClient Point

Esta plataforma se enfoca en generar las mejores experiencias respecto a lo que ofreces y tus prospectos, de tal forma que puedas hacer propuestas ágiles y cierres en menor tiempo. Crea y almacena en la nube tus cotizaciones, también puedes hacer presentaciones de ventas, propuestas y solicitud de propuestas (RFP).

Características de ClientPoint

• Creación de propuestas multimedia
• Firma electrónica
• Biblioteca de contenido
• Integraciones múltiples, entre ellas con HubSpot

Ya sabes cómo hacer una cotización profesional para tu cliente. Solo tienes que adaptar estos consejos de acuerdo con el sector de tu empresa, llenar todos los campos necesarios de la plantilla, enviar una propuesta comercial completa e integral, y prepararte para conseguir más ventas.

Publicado originalmente el 02 de febrero de 2023, actualizado el 06 de febrero de 2023